EMPLOYEUR
Conditions Générales de Vente TaxWorld
Assistant fiscal digital myTax
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Version applicable à partir du 28 novembre 2023
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- Les versions précédentes ont été annexées au Conditions Particulières.
Article 1. Généralités
1.1. Les présentes Conditions Générales de Vente, annexées aux Conditions Particulières et ses autres annexes (ensemble le « Contrat de Services » ou le « Contrat »), fixent les droits, les obligations et les responsabilités respectives d’Edonys (le « Prestataire »), une marque propriété de la Société VIREO S.à.r.l., et de ses clients. Elles sont applicables à toutes les prestations de Services aux employeurs prestées par Edonys pour toutes les relations contractuelles qui en découlent.
1.2. Le Prestataire met à disposition de l’employeur (l’ « Employeur ») et plus particulièrement de ses salariés les services décrits dans les Conditions Particulières (les « Services »).
1.3. Par Employeur, il est entendu toute entreprise souscrivant aux Services, à titre gratuit ou payant. Le Contrat et ses annexes distinguent un Employeur d’un utilisateur (l’ « Utilisateur »). Dans les présentes dispositions, l’Utilisateur est un employé (l’ « Employé ») qui utilise les Services mis à disposition par son Employeur de manière personnelle, à savoir pour le compte de son ménage incluant son ou sa conjoint(e) éventuel(le).
1.4. L’Employeur reconnaît avoir pris connaissance des présentes Conditions au plus tard au moment de l’exécution des Services et déclare expressément les accepter. Toute exécution d’un service implique l’acceptation sans réserve par l’Employeur et son adhésion pleine et entière aux présentes Conditions. Ces dernières prévaudront toujours sur toutes autres conditions sauf dérogation expresse écrite du Prestataire dans les Conditions Particulières.
1.5. Le Prestataire notifie l’Employeur, via un courrier électronique incluant un lien hypertexte, de toute modification apportée aux dispositions des présentes Conditions Générales de Vente applicables. L’Employeur dispose d’un délai de trente (30) jours pour notifier le Prestataire de tout commentaire concernant ces modifications (sauf pour les modifications résultant d’une adaptation de la législation applicable). Passé ce délai, l’Employeur est réputé avoir accepté les nouvelles Conditions Générales de Vente incluant lesdites modifications.
1.6. Le présent document est établi en français et peut être traduit dans d’autres langues. En cas de divergence ou de contradiction entre la version française de l’accord et sa traduction, les dispositions de la version française prévaudront.
Article 2. Conclusion du Contrat de Services
2.1. Tout service sera considéré comme ferme et définitif dès signature par l’Employeur des Conditions Particulières faisant office de bon de commande.
2.2. Pendant la durée du Contrat, si l’Employeur souhaite souscrire à d’autres Services, bénéficier d’autres fonctionnalités ou si les Parties souhaitent, de commun accord, adapter les Services, les Parties concluront un avenant à ce Contrat décrivant ces adaptations et couvrant notamment les coûts additionnels. À préciser que le Contrat et ses annexes ne pourront être modifiés, via un avenant, qu’en cas d’accord préalable écrit et signé par chacune des Parties.
2.3. Dans le cas où l’Employeur représente différentes sociétés affiliées (les « Sociétés Affiliées »), un formulaire d’identification sera annexé au Contrat par Société Affiliée. L’Employeur est solidairement responsable de toute obligation de ses Sociétés Affiliées et s’assure qu’elles acceptent et appliquent les dispositions du Contrat et de ses annexes incluant les présentes Conditions. L’Employeur est tenu solidairement et indivisiblement avec les Sociétés Affiliées qui lui sont liées et qui sont également un client du Prestataire. Cette solidarité vaut lorsque les Sociétés Affiliées ont une relation ‘mère-fille’ ou si l’une des sociétés détient plus de 30 % des parts sociales ou des actions de l’autre société.
2.4. L’Employeur et le Prestataire désignent tous deux un responsable de mission en vue de la coordination entre les Parties pour assurer les échanges d’informations et d’instructions techniques nécessaires à la réalisation des Services.
2.5. Afin de rendre efficaces les Services et les avantages qu’ils proposent, un plan de communication interne doit être mis en place. Ce plan sera défini conjointement entre les Parties afin de correspondre à la culture et aux moyens à disposition de l’Employeur. Cette communication peut se décliner, par exemple, sous la forme d’affiches digitales diffusées par les écrans des bâtiments de l’Employeur, newsletters, e-mails ciblés, workshops, systèmes de récompenses et gratifications. Ce plan de communication est réfléchi, validé et mis en place la semaine qui suit la Date d’Effet ou la date d’anniversaire du Contrat afin de ne pas nuire à la qualité des Services. Il implique une officialisation de commun accord de la collaboration entre les Parties sur leurs réseaux sociaux.
2.6. En souscrivant aux Services, l’Employeur autorise le Prestataire à faire usage de son logo aux fins suivantes : (i) sur ses sites internet, sa plateforme et/ou son application, (ii) sur les supports qu’il utilise lors de rendez-vous de présentation (par vidéoconférence ou en face-à-face), (iii) sur ses brochures commerciales dans la partie référençant ses clients et partenaires, (iv) dans une publication sur son blog et ses réseaux sociaux pour annoncer que le Employeur devient client du Prestataire.
Article 3. Exécution des Services
3.1. Les Services sont exécutés sur base des Conditions Particulières et des informations transmises par l’Employeur. Les Parties s’engagent à communiquer, à signer et à délivrer toutes informations et tous documents nécessaires, ainsi qu’à passer tous actes ou prendre toutes décisions qui pourraient être nécessaires à l’exécution du Contrat et des Services souscrits.
Assistant fiscal digital myTax
3.2. L’assistant fiscal digital myTax est un outil didactique d’assistance au remplissage de la déclaration fiscale / du décompte annuel (ci-après « l’Assistant Fiscal Digital myTax » ou « myTax ») permettant une assistance administrative digitale destinée aux Employés afin de faire valoir leurs droits mais également de les accompagner au mieux dans leurs devoirs et obligations vis-à-vis de l’Administration des Contributions Directes luxembourgeoise (l ‘« ACD »). Pour chaque session, myTax génèrera un rapport d’imposition qui indiquera à l’Employé :
–> S’il (et/ou son / sa conjoint(e)) a une obligation fiscale ou un intérêt financier à remettre une déclaration d’impôts (ou un décompte annuel) ;
–> Le cas échéant, les différents modes d’imposition qui s’offrent à lui (et/ou son / sa conjoint(e)) ainsi que les montants à récupérer ou repayer ;
–> Le formulaire de la déclaration fiscale ou du décompte annuel (100 et/ou 163 R & NR et de ses annexes éventuelles (180, 190, 191, 195, 700). Et uniquement dans certains cas, 200, 210, 113, 121. Tous dûment remplis & prêts à l’envoi ;
–> Les opportunités mises à sa disposition (et/ou à celle de son / sa conjoint(e)) par l’État luxembourgeois pour payer moins d’impôts chaque année.
3.3. Il appartient à l’Employé de fournir toutes les informations utiles à l’Administration des Contributions Directes en vue d’une imposition.
Conseil patrimonial pour l’optimisation du revenu
3.4. Les Employés qui en font la demande explicite auprès du Prestataire sont redirigés vers des courtiers agréés en cas de demande de conseil en assurances, en investissement, en crédits ou de volonté de souscrire un crédit, une assurance ou un produit fiscalement déductible (un crédit, une épargne-logement, une prévoyance vieillesse, …).
3.5. Cette demande pourra être effectuée par l’Employé via un processus digital dans la plateforme du Prestataire ou par e-mail.
3.6. Le rôle du courtier est d’analyser la situation de l’Employé de manière neutre et de lui proposer une comparaison des solutions d’assurances existantes pour répondre à son besoin.
3.7. Le rôle du Prestataire est d’informer les Employés sur le service mis à leur disposition ainsi que de les accompagner en cas de question. Le Prestataire n’est pas financièrement lié au service de courtage et tient à garder son indépendance par rapport aux conseils proposés. L’Employé est libre de choisir de faire appel ou non à un courtier, de même qu’il est libre ou non de choisir de souscrire à un ou des produits commerciaux (assurances, …) destinés à optimiser / protéger sa situation financière.
3.8. Le partenaire du Prestataire pour le conseil patrimonial est l’entreprise Condor Courtiers & Conseillers, partenaire du groupe européen OVB Holding AG.
Service de révision et service de suivi d’imposition
3.9. Une fois son processus déclaratif terminé, l’Employé a la possibilité de faire appel à un service de révision (le « Service de Révision ») auprès du Prestataire. Ce Service de Révision a pour finalité de vérifier son processus pour lui assurer que son rapport d’imposition et les formulaires éventuellement générés sont cohérents avec les informations qu’il a encodées.
3.10. Dans le cas où l’Employé recevrait de la part de l’Administration des Contributions Directes un bulletin d’imposition indiquant un résultat différent de celui présenté par myTax, l’Employé peut bénéficier d’un service de suivi d’imposition (le « Service de Suivi ») du Prestataire. Ce Service de Suivi a pour objectif de déterminer l’origine de cette différence et d’accompagner, si besoin, l’Employé dans une procédure de correction / rectification conjointe auprès de l’Administration des Contributions Directes.
3.11. L’employé peut avoir accès à ce(s) service(s) en en faisant la demande et en s’acquittant d’une somme définie préalablement au lancement de ce(s) service(s). Le coût de ce(s) service(s) spécifique(s) (tarif horaire) sera communiqué à l’Employé par le Prestataire au moment où il sollicitera sa / leur mise en place. Le coût peut varier dans chaque cas en fonction de la complexité de la situation. Le coût devra être validé avant toute démarche et faire l’objet d’un accord écrit entre l’Employé et le Prestataire. Selon les indications du bon de commande, ce coût peut également être inclus dans le package souscrit par l’Employeur.
3.12. Les limitations de responsabilité contractuelle définies à l’article onze (11) s’appliquent.
Formation de l’équipe en charge des Ressources Humaines de l’Employeur
3.13. Le Prestataire offre aussi, sur demande de l’Employeur, une assistance complète à un représentant du département des Ressources Humaines de l’Employeur pour maîtriser les Services ainsi qu’un workshop annuel pour l’ensemble de ce département afin de le former à la maîtrise des Services.
Disponibilité des Services
3.14. Le Prestataire tient à préciser que myTax peut ne pas être disponible (non-accessible) entre le 1er (1) janvier et le quinze (15) mars de chaque année suite à la nécessité d’implémenter de nouvelles législations et interprétations fiscales dans le cas, par exemple, où une réforme fiscale serait mise en place par le Gouvernement luxembourgeois ou toute autre institution exerçant une influence sur la fiscalité des personnes physiques au Grand-Duché de Luxembourg. Le Prestataire mettra tous les moyens raisonnables en œuvre pour réduire au maximum ce délai de mise à disposition.
Assistance
3.15. Le Prestataire organise des séances d’information annuelles pour les Employés afin de les informer sur les Services, leur bonne utilisation et les adaptations annuelles qui leur sont apportées (mises à jour annuelles, nouveautés fiscales, …). Ces séances d’information se déroulent par webinaire et/ou dans les locaux de l’Employeur. Elles sont organisées conjointement avec le département de l’Employeur en charge des Ressources Humaines.
3.16. Le Prestataire se réserve le droit d’organiser des séances d’informations et/ou thématiques supplémentaires en fonction du besoin recensé auprès des Employés.
3.17. Dans le cas où l’Employeur souhaite, pour quelque raison que ce soit, reporter une séance d’informations organisée, le report doit être signalé au Prestataire au plus tard cinq (5) jours ouvrables avant la date d’occurrence initialement prévue. Dans le cas où l’Employeur prévient le Prestataire en dehors de ce délai, le Prestataire ne pourra être tenu de réorganiser la séance d’informations et celle-ci pourra compter comme ayant eu lieu.
3.18. Le Prestataire met en place une assistance technique et un support au processus myTax sous la forme d’un chat (messagerie sur la plateforme) et d’une adresse e-mail helpdesk@edonys.com. L’objectif de cette assistance est d’accompagner au mieux les Employés et, plus particulièrement, de :
–> Répondre à toute question d’un Employé portant sur les Services du Prestataire ;
–> Débloquer un Employé en cas de problème technique ;
–> Assister un Employé durant son Processus myTax en cas de question fiscale, doute et/ou blocage.
3.19. Le Prestataire s’engage particulièrement à :
–> Assister l’Employeur et les Employés dans le cadre de l’assistance mise à leur disposition ;
–> Informer les Employés de leurs responsabilités légales dans le cadre des lois et réglementations applicables au Grand-Duché de Luxembourg.
3.20. L’Employeur s’engage particulièrement à :
–> Informer ses Employés des Services auxquels ils ont accès selon les recommandations du Prestataire ;
–> Informer le Prestataire de tout changement apporté aux données relatives à son entité juridique mentionnée dans les Conditions Particulières ;
–> Ne pas fournir à ses Employés, pendant la durée du Contrat, de services fiscaux ou de courtage en assurances (peu importe leur forme) par l’intermédiaire d’un autre fournisseur que le Prestataire.
Article 4. Accès aux Services
4.1. Les Services sont accessibles depuis n’importe quel ordinateur, tablette et smartphone en trois (3) langues au minimum : FR – EN – DE. De nouvelles langues pourront être rajoutées par le Prestataire selon les besoins d’évolution de ses activités.
4.2. Les Services sont nominatifs et réservés à un usage personnel restreint. Seul l’Employé et son ou sa conjoint(e) éventuel(le) peuvent en faire usage.
4.3. Pour accéder aux Services (de manière payante via l’Employeur ou gratuitement pendant une période limitée telle qu’une phase de test), la création d’un compte personnel et une identification sécurisée de l’Employé sont requises. Chaque Employé n’a droit qu’à un seul compte.
4.4. Le Prestataire s’assure, au moment de la création de leur compte, que les Employés prennent connaissance et acceptent les Conditions Générales d’Utilisation des Services et n’utilisent pas les Services d’une manière qui pourrait mettre en danger leurs données personnelles et fiscales ou violer les droits d’une Partie ou de tiers.
Article 5. Prix
5.1. Le prix correspondant aux Services souscrits (le « Prix ») est celui figurant dans les Conditions Particulières et sur la ou les facture(s) émise(s) par le Prestataire.
5.2. L’ensemble des prix décrits dans le Contrat et ses annexes s’entendent en euros (€) hors taxe sur la valeur ajoutée (HTVA).
5.3. Le Prix est indexé annuellement sur base de l’indice des prix à la consommation (l’ « Indice ») tel qu’il est publié par les services du Statec, Catégorie C2 (Moyenne semestrielle des indices raccordés à la base 1.1.1948).
5.4. En cas de reconduction tacite, il sera procédé automatiquement et sans mise en demeure préalable au réajustement du Prix sur base de l’évolution de l’Indice depuis le commencement du Contrat. Le Prix ne pourra en aucun cas être inférieur à celui en vigueur la dernière année d’exécution du Contrat.
Article 6. Modalités de paiement
6.1. Le règlement du Prix se fera suivant l’émission par le Prestataire d’une facture annuelle endéans les quinze (15) jours suivant la Date d’Effet. Sauf indication contraire, chaque facture couvre le coût des Services pendant une durée d’un (1) an.
6.2. Dans le cas où une facture ne serait pas réglée dans les trente (30) jours suivant son émission, le Prestataire sera habilité à suspendre l’exécution des Services souscrits jusqu’au règlement de ladite facture sans que cette suspension puisse être considérée comme une résiliation du Contrat du fait du Prestataire. Tout défaut de paiement par l’Employeur à l’échéance entraînera de plein droit, au profit du Prestataire, (i) le paiement d’un intérêt de retard au taux Euribor trois (3) mois + trois (3) % au Grand-Duché de Luxembourg au moment de l’échéance de la facture avec un taux minimum de deux (2) %, ainsi que (ii) le paiement d’une indemnité forfaitaire de dix (10) % du montant total de la facture à titre de dédommagement, sans mise en demeure préalable.
6.3. L’Employeur est tenu de vérifier l’exactitude des informations contenues dans les factures qui lui sont délivrées par le Prestataire. À défaut de réclamation écrite adressée au siège social du Prestataire par lettre recommandée dans les sept (7) jours calendaires suivant la date de réception d’une facture, les informations et montants qu’elle contient sont réputés validés par l’Employeur, pour autant qu’ils ne résultent pas d’une erreur manifeste du Prestataire dûment contestée et justifiée par l’Employeur avec des éléments probants.
Article 7. Durée et résiliation du Contrat
7.1. La durée du Contrat est indiquée dans ses Conditions Particulières.
7.2. Après la durée des Services définie dans les Conditions Particulières du Contrat, une reconduction tacite, pour une durée identique à cette durée initiale, est d’application à moins que le Contrat ne soit résilié par lettre recommandée avec accusé de réception au moins six (6) mois avant sa date de renouvellement.
7.3. En cas de manquement par l’une des Parties à l’une de ses obligations au titre des dispositions du Contrat, non réparé dans un délai de soixante (60) jours calendriers à compter de la lettre recommandée avec accusé de réception notifiant les manquements et adressée par l’autre Partie, cette dernière pourra faire valoir la résiliation du Contrat sous réserve de tous dommages et intérêts auxquels elle pourrait prétendre le cas échéant.
7.4. En cas de résiliation ou de non-reconduction du Contrat, les Employés auront sept (7) jours, à compter du dernier jour de validité du Contrat, pour télécharger l’ensemble des données qui les concernent. Au-delà de ce délai, le Prestataire est autorisé à supprimer toutes les données de l’Employeur et de ses Employés. L’Employeur peut demander au Prestataire la conservation de ces données pendant une durée maximale de cinq (5) ans, moyennant le paiement d’un montant de 5 € par an et par processus déclaratif effectué par chacun des Employés.
Article 8. Propriété intellectuelle et développements spécifiques
8.1. Les différents supports ainsi que l’ensemble des créations (moyens, outils, inventions, frameworks / workflows, méthodes, concepts, compétences, expériences, savoir-faire, … nés, mis au point, envisagés et prévus préalablement ou dans le cadre de l’exécution du Contrat) restent la propriété intégrale et exclusive de VIREO S.à r.l. ou de ses auteurs (pour laquelle le Prestataire aura dans ce cas acquis les droits d’usages).
8.2. En cas de non-paiement de l’intégralité du Prix dans les délais convenus, de non-reconduction ou de résiliation du Contrat, l’Employeur s’engage à restituer au Prestataire tous les éléments et documents en sa possession relatifs aux Services, sur quelque support que ce soit, ainsi que les éventuelles copies qui auraient pu en être faites. L’Employeur renonce à toute utilisation, sous quelque forme que ce soit, des travaux, études, réalisations et/ou développements effectués par le Prestataire au titre des présentes, sauf indication contraire du Contrat de Services.
8.3. L’Employeur s’engage particulièrement à respecter le droit d’auteur du Prestataire sur toutes les solutions informatiques originales développées par ce dernier au fil de l’eau. L’Employeur ne portera pas atteinte aux éléments constitutifs des solutions protégées par le droit d’auteur (interface graphique, programme, fichier exécutable, workflows,….). De plus, l’Employeur ne copiera ou ne divulguera (pour son propre compte ou pour le compte d’un tiers) en tout ou en partie aucune des fonctionnalités des solutions mises à disposition par le Prestataire dans le cadre du Contrat et ne pourra créer, seul ou à l’aide d’un tiers, de système lui permettant d’obtenir un résultat similaire à la plateforme et/ou à l’application du Prestataire dans un délai de trois (3) ans suivant la fin du Contrat.
8.4. L’Employeur s’interdit la reproduction des éléments non protégeables des solutions faisant l’objet du Contrat et s’expose, en cas de non-respect, à des sanctions éventuelles sur le terrain de la concurrence déloyale à défaut de protection par le droit d’auteur.
8.5. Les droits de propriété intellectuelle (droits de reproduction et de représentation sur tous supports matériels ou immatériels) attachés aux solutions informatiques qui pourraient être développées sur demande spécifique de l’Employeur, en supplément des solutions informatiques originales, pourront être, au cas par cas, cédés à l’Employeur pour une durée déterminée. Pour que de tels droits soient attribués à l’Employeur, ces développements spécifiques seront décrits, préalablement à leur développement, d’un commun accord entre les Parties, dans une annexe au Contrat intitulée « Développements Supplémentaires Spécifiques Futurs ».
8.6. En dehors des Développements Supplémentaires Spécifiques Futurs, le Prestataire conserve la propriété exclusive des œuvres préexistantes (moyens, outils, inventions, frameworks / workflows, méthodes, concepts, compétences, expériences et savoir-faire, … nés, mis au point, envisagés et prévus préalablement ou dans le cadre de l’exécution du Contrat) ainsi que de tout développement dans le secteur d’activité de l’Employeur ou dans un autre secteur.
8.7. Le Prestataire garantit à l’Employeur de l’indemniser contre toute action ou revendication qui pourrait être formée par un tiers sur le fait que l’un des livrables constitue une contrefaçon d’un droit d’auteur ou de tout autre droit de propriété intellectuelle d’un tiers.
Article 9. Confidentialité
9.1. Le Prestataire et l’Employeur s’engagent à préserver le caractère strictement confidentiel de toutes les informations, techniques, méthodes et de tous les documents obtenus ou échangés (i) dans le cadre du Contrat et de son exécution (les « Informations ») (ii) pendant toute sa durée ainsi qu’après son expiration et ce, de manière indéfinie dans le temps, (iii) et à faire prendre le même engagement par leur personnel et plus généralement par toute personne (physique ou morale) qu’ils affectent à l’exécution des missions réalisées dans le Contrat de Services. Chaque Partie s’engage également à respecter l’intégrité et la disponibilité des Informations Confidentielles de l’autre pendant toute la durée du Contrat.
9.2. Les Informations Confidentielles des Parties comprennent, de manière non exhaustive, toute information et/ou donnée ayant trait aux Employés, au personnel et agents, aux clients et fournisseurs, à leurs instructions, à leurs idées et/ou études, à leurs procédures et méthodologies de travail interne, à leurs bâtiments et équipements, à leurs documents, plans et schémas, quel que soit le moyen par lequel une Partie a pu en avoir connaissance.
9.3. Les Parties considèrent ainsi comme strictement confidentielles et s’interdisent de divulguer toutes les Informations, de quelque nature qu’elles soient, sur quelque support que ce soit, qui concernent l’exécution du Contrat.
9.4. Nonobstant les dispositions ci-dessus, le Prestataire pourra accéder aux données personnelles des Employés dans le seul but d’assurer correctement ses prestations, à savoir :
–> À des fins d’assistance / d’helpdesk ;
–> À des fins de maintenance, d’amélioration ou de vérification des résultats (techniques, financiers et légaux) présentés par la plateforme et/ou l’application pour garantir la fiabilité des Services ;
–> À des fins de statistiques anonymisées.
Article 10. Protection des données personnelles
10.1. Conformément à la réglementation applicable et notamment au Règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données – Règlement Général sur la Protection des Données (le « RGPD ») et aux autres dispositions légales en vigueur telles que la loi du 1er août 2018 portant organisation de la Commission Nationale pour la Protection des Données (la « CNPD ») – et du Régime Général sur la Protection des Données (Mémorial A686 du 16 août 2018), les Employés disposent d’un droit d’accès, de modification, de rectification et de suppression des données qui les concernent, qu’ils peuvent exercer auprès du Prestataire.
10.2. Les Parties reconnaissent et conviennent qu’elles agissent en tant que responsables indépendants du traitement des données à caractère personnel qu’elles traitent dans le cadre du Contrat, chacun restant responsable de son propre traitement. En conséquence, les Parties s’engagent à respecter les obligations qui leur incombent en tant que responsables de traitement en vertu du RGPD.
10.3. L’exécution des Services peut entrainer la nécessité pour l’Employeur de communiquer des informations de ses Employés. L’Employeur s’assure auprès de ces personnes de posséder tous les droits quant à la transmission de leurs données. Le Prestataire ne peut être considéré responsable du traitement des données à caractère personnel des Employés qu’à partir du moment où il reçoit ces données de la part de l’Employeur et/ou de l’Employé.
10.4. Sauf pour les données personnelles des Employés connues de l’Employeur préalablement à l’exécution du Contrat ou celles pour lesquelles l’Employé a donné son accord écrit exprès, les données personnelles des Employés ne sont pas accessibles par l’Employeur.
10.5. Seul l’Employé a accès à ses données personnelles, sauf en cas d’accès par le Prestataire aux données conformément aux dispositions de l’article 9 des présentes, auxquels cas l’accord exprès de l’Employé est sollicité par le Prestataire afin d’obtenir un accès conforme à ses informations personnelles.
10.6. Le Prestataire communique la liste de ses sous-traitants sur simple demande de l’Employeur et l’informe en temps utile de tout changement envisagé concernant l’ajout ou le remplacement d’autres sous-traitants, tout en donnant la possibilité à l’Employeur de s’opposer à ces changements. Il incombe au Prestataire de conclure avec ses sous-traitants des contrats assortis de l’obligation de fournir des garanties suffisantes concernant la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées.
10.7. L’Employeur reconnaît avoir obtenu toutes les Informations nécessaires pour assurer le respect des obligations lui incombant à ce titre dans le cadre du Contrat.
Mesures de sécurité
10.8. Le Prestataire prend toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées conformément à l’article 32 du RGPD afin de protéger les données à caractère personnel contre toute perte ou forme de traitement illicite lorsqu’il exécute ses propres obligations et missions au titre du Contrat de Services. L’Employeur reconnaît que les mesures de sécurité prises par le Prestataire sont appropriées compte tenu de tous les aspects pertinents du traitement dont l’état d’avancement de la technique et le cadre du Contrat.
Obligation de notification des fuites de données
10.9. Le Prestataire informera l’Employeur dès qu’il aura pris connaissance d’une violation de la sécurité relative au traitement des données personnelles et lui fournira, dans la mesure du possible, des informations sur les éléments suivants : (i) la nature de la violation, (ii) les données personnelles (possiblement) affectées, (iii) les conséquences avérées et escomptées de la violation pour le traitement des données personnelles et les personnes concernées impliquées, (iv) les mesures qu’il a prises et/ou prendra pour limiter les effets négatifs de la violation et (v) les raisons pour lesquelles l’incident est survenu afin de pouvoir déterminer la responsabilité.
10.10. Le Prestataire prendra toutes les mesures nécessaires pour limiter le préjudice potentiel et aidera l’Employeur, s’il est concerné, dans ses démarches de notification de la violation à l’autorité de contrôle et à la personne concernée ou aux personnes concernées. Le Prestataire tiendra l’Employeur informé de l’évolution de la situation concernant la violation et les mesures prises pour limiter la portée de la violation, y mettre fin et prévenir qu’un événement similaire ne se reproduise.
Article 11. Responsabilités
11.1. Le Prestataire s’engage à apporter à l’exécution des Services tous les soins et à effectuer les Services dans les règles de l’art. Il assure la mise à jour constante de sa plateforme, de son application et des Services en général, s’évertue à tout mettre en œuvre pour prodiguer le meilleur outil possible, pour fournir le résultat le plus pertinent et le plus sécurisé possible.
11.2. Les mises à jour sont effectuées sur base des changements de législation applicable au Grand-Duché de Luxembourg ainsi que sur base de tout changement et/ou évolution jugé(s) utile(s) par le Prestataire.
11.3. Le Prestataire tient à signaler que les Services mis à disposition des Employés leur permettent d’être accompagnés au mieux dans leurs démarches vis-à-vis de l’Administration des Contributions Directes luxembourgeoise et de leur donner un aperçu des opportunités de déductions fiscales à leur disposition. Le Prestataire est redevable envers l’Employeur d’une obligation de moyens et n’est en aucun cas responsable de la manière dont l’Employeur et ses Employés utilisent les Services mis à leur disposition.
11.4. Pour assurer sa mission, le Prestataire met en place :
–> Un comité de pilotage visant à valider toute mise à jour fiscale de l’Assistant Fiscal Digital myTax préalablement à toute mise à disposition des Employés ;
–> Des tests réguliers visant à vérifier la justesse des résultats (calculs fiscaux + formulaires) affichés par myTax.
11.5. Le Prestataire fera en sorte que les Employés puissent utiliser les Services à tout moment et réduire au minimum les périodes d’indisponibilité. En cas d’interruption de l’accès aux Services, le Prestataire mettra tout en œuvre pour rétablir l’accès dans les meilleurs délais.
11.6. Dans la mesure où l’Employeur démontrerait avoir subi un préjudice du fait d’une faute du Prestataire, ce dernier ne pourrait être obligé de réparer le dommage, de quelque nature qu’il soit, que dans la mesure où sa couverture d’assurance en responsabilité civile serait applicable et dans les limites des montants alloués par celle-ci.
11.7. Le Prestataire ne pourra être tenu responsable de tout dommage indirect, consécutif, accidentel ou de toute perte de bénéfices, d’opportunités, de revenus, d’activité ou de fonds de commerce, quelle que soit la manière dont ils surviennent dans le cadre du Contrat ou en relation avec celui-ci.
11.8. Le Prestataire n’est pas responsable en cas de propagation des données personnelles d’un Employé dont la cause est le comportement ou une manipulation de l’Employeur et/ou d’un Employé.
11.9. Le Prestataire n’est pas responsable en cas de perte, de vol ou de détérioration des appareils (téléphone, ordinateur, …) via lesquels les Services sont utilisés. Il en va de même pour la perte du mot de passe ou l’accès frauduleux aux Services par un tiers.
11.10. Le Prestataire se réserve le droit de suspendre, de plein droit, sans préavis ni indemnité, l’utilisation des Services en cas d’utilisation frauduleuse ou non conforme par l’Employeur et/ou ses Employés.
11.11. En aucun cas la responsabilité du Prestataire ne saurait être recherchée lorsqu’il y a :
–> Faute, négligence, omission, non utilisation des Services par l’Employeur et ses Employés, déclarations erronées / mensongères d’un Employé ou saisie de données erronées par l’Employé ou utilisation frauduleuse des Services dans le but, par exemple, de payer moins d’impôts ;
–> Force majeure, évènements ou incidents indépendants de la volonté du Prestataire tels que grèves, troubles sociaux, calamités publiques, incendies, épidémies, pandémies, … ;
–> Faute, négligence ou omission d’un tiers ou d’un intermédiaire (prestataire de services divers : courtier(s), conseiller(s),…) sur lequel le Prestataire n’a aucun pouvoir de contrôle ou de surveillance et ;
–> Non-acceptation de la part de l’Administration des Contributions Directes d’un choix d’imposition car il y a dépassement du délai légal.
11.12. En tout état de cause, aucune des Parties ne limite ou n’exclut sa responsabilité en cas de faute intentionnelle, d’imprudence délibérée ou de violation de la propriété intellectuelle.
11.13. Les exclusions de responsabilité des Parties prévues dans les alinéas qui précèdent s’appliquent également à la responsabilité de leur personnel, de leurs préposés, de leurs consultants, de leurs représentants, de leurs suppléants, de leurs partenaires, de leurs sous-traitants et de leurs livreurs.
Précisions complémentaires propres aux Employés
11.14. S’il s’avère que, malgré tout le soin apporté, une situation particulière n’a pas été prise en compte par le Prestataire, ce dernier mettra tous les moyens en œuvre pour appliquer un correctif qui sera déployé dans les meilleurs délais dans myTax et de tenir informé l’Employé concerné dès la mise à jour effective. Si, pour des raisons techniques, le déploiement d’un correctif n’est pas possible, le Prestataire s’engage à apporter une aide humaine à l’Employé.
11.15. Afin d’assister au mieux l’Employé, le Prestataire met à disposition de ce dernier :
–> Une assistance afin de répondre à toute question durant son processus ;
–> Un Service de Révision afin de l’accompagner dans le but de lever tous les doutes possibles sur son processus et/ou de vérifier avec lui son processus avant l’envoi de son / ses formulaire(s) à l’Administration des Contributions Directes ;
–> Un Service de Suivi d’imposition dans le cas où il recevrait un bulletin d’imposition mentionnant un résultat différent du résultat présenté par myTax. Dans ce cas, il doit en notifier le Prestataire au plus tard dans un délai de deux (2) mois suivant l’établissement du bulletin d’imposition par l’Administration des Contributions Directes s’il souhaite faire appel aux services du Prestataire pour déterminer l’origine de cette différence et entamer une procédure de rectification. Le Prestataire ne peut en aucun cas être tenu d’assurer le Service de Suivi si ce délai de deux (2) mois n’est pas respecté par l’Employé.
11.16. C’est pourquoi, le Prestataire ne pourra être en aucun cas tenu responsable ni du choix d’imposition fait par l’Employé ni des conséquences de ce choix. Le Prestataire n’est pas non plus responsable en cas de non-communication d’éléments qui auraient pu changer les calculs, le remplissage des formulaires et / ou la suggestion formulée par myTax. Le Prestataire rappelle également que l’Administration des Contributions Directes conserve un pouvoir d’interprétation des déclarations fiscales (ou des décomptes annuels) qui lui sont soumises. Dès lors, le Prestataire ne peut en aucun cas être tenu responsable en cas d’adoption d’une interprétation différente ou d’adoption d’une nouvelle jurisprudence / interprétation par l’Administration des Contributions Directes qui donnerait lieu à un résultat différent de celui escompté. Cela implique que le rapport d’imposition est établi sous réserve d’acceptation de la part de l’Administration des Contributions Directes.
11.17. Dans le cas où le Prestataire, après avoir reçu une demande d’un Employé concernant un Service de Suivi dans le délai de deux (2) mois, ne remplit pas son obligation d’exécuter ce Service de Suivi, le Prestataire s’engage à indemniser l’Employé. Cette indemnisation sera en tout état de cause plafonnée au plus faible des deux montants ci-dessous :
–> La perte financière subie par l’Employé (différence entre le montant indiqué sur le bulletin d’imposition émis initialement et le nouveau bulletin qui aurait dû être émis suite à la rectification) ;
–> La couverture d’assurance responsabilité civile du Prestataire.
Article 12. Réclamations et litiges
Les réclamations ne seront recevables que moyennant notification, par lettre recommandée avec accusé de réception adressée au siège social du Prestataire, dans les sept (7) jours calendaires suivant la fin du Contrat, le cachet de la poste faisant foi. Passé ce délai, l’Employeur sera réputé avoir purement et simplement renoncé à toute contestation éventuelle, rendant de ce fait toute contestation tardive irrecevable.
Article 13. Attribution de juridiction et loi applicable
Tout différend au sujet de l’application du Contrat incluant les présentes Conditions Générales de Vente, de leur interprétation, de leur exécution ou relatif au paiement du Prix, sera porté devant les Tribunaux et Cours de Luxembourg-ville. Le Contrat est soumis au droit luxembourgeois. Toute question relative aux dispositions du Contrat ainsi qu’aux ventes qu’elles régissent, qui ne seraient pas traitées par leurs stipulations contractuelles, sera régie par la loi luxembourgeoise à l’exclusion de tout autre droit.
Article 14. Dispositions diverses
14.1. La nullité de l’une ou de plusieurs clauses du Contrat et de ses annexes incluant les présentes Conditions n’entraînera pas la nullité de l’ensemble du Contrat. Dans un tel cas, les Parties s’engagent à substituer, si possible, à la clause nulle, inopposable, caduque, illégale ou inapplicable, une disposition licite correspondant à l’esprit et à l’objet de celle-ci.
14.2. Toute notification ou communication relevant du Contrat doit être faite par écrit et adressée au siège social de la Partie concernée. À défaut de notification d’un changement, l’adresse du siège social des Parties reste celle mentionnée en tête du Contrat.
14.3. Le non-exercice par une Partie d’un droit au titre du Contrat ne pourra en aucun cas être interprété comme une renonciation à ce droit et n’affectera en aucune manière la faculté de cette soussignée d’exercer ce droit.
Article 15. Identification du Prestataire
La Société VIREO S.à r.l., propriétaire de la marque commerciale Edonys, est une société à responsabilité limitée de droit luxembourgeois, ayant son siège social au L-1258 Luxembourg, 4 Rue Jean-Pierre Brasseur. Elle est enregistrée auprès du Registre de Commerce et des Sociétés de Luxembourg sous le numéro B222152. Toute information peut être prise par envoi d’un e-mail à l’adresse info@edonys.tech ou au +352 45 77 45 216. Le numéro de TVA international de VIREO S.à r.l. est LU 30 12 42 66.
